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    疫情當前,企業要做好十件事

    文章出處:人氣:發表時間:2020-6-22 10:12:16

    2020,注定是多災多難的一年。

       

          值此全國上下一心抗擊疫情的時刻,很多企業快速行動,積極踐行社會責任。企業作為國家經濟體系的關鍵,做好自己的業務,妥善安排好自己的員工更是基本的社會責任。面對疫情,越是緊急時刻,越要有章法,從容應對各種挑戰。


           目前新型冠狀病毒疫情還在持續發展,甚至已經引起世界衛生組織(WHO)就此疫情是否屬于國際公共衛生緊急事件(PHEIC)的討論。在此情況下,企業可能會面對各方面的戰略和經營風險,比如原材料供應延遲或中斷,客戶需求變化或者成本上升,物流短缺導致交付延遲或無法交付,員工健康安全防護不足,人力短缺,以及進出口貿易相關的物流、結算可能會出現各種問題等等。


          參考跨國公司在應對傳染性非典型肺炎、甲型H1N1流感、埃博拉出血熱等多個重大傳染性疾病的業務持續性計劃(BCP)、應急和重大突發事件管理的領先實踐,為幫助中國企業應對未來不確定性,建議如下十個舉措:


          第一,建立緊急事件決策機構。

    企業應立即成立“疫情應對小組”或者“重大突發事件管理委員會”等臨時重大事宜的決策機構,制定企業整體目標及應急預案,確保針對各種情況作出最迅速的決定。

    在人員方面,委員會要評估自身的專業力量,必要時應結合本企業的業務特征、區域特征聘請專業人員參與。

          第二,評估風險,明確緊急事件的響應機制、預案和人員分工。

    許多跨國公司日常已經設定“緊急情況應急預案”或者“業務可持續性計劃”,通常在重大突發事件下會立刻啟動這些計劃。

    如果沒有這些計劃,企業應在第一時間對本企業涉及的各種風險進行全面的評估,如員工、外包方、政府、公眾、供應鏈等方面的風險;根據風險評估,企業應對諸如辦公場地、生產計劃、采購供應物流、人員安全、財務資金等重大事項安排應急預案和人員分工。

          第三,建立正面、積極的面向員工、客戶及供應商的信息溝通機制、形成標準的溝通文件。

    穩定供應鏈,穩定內部員工和外部合作伙伴的人心非常重要。加強宣傳口徑和客戶服務話術管理,避免因為疏忽或不統一造成負面輿情。

    利用企業已有的信息系統及時收集、傳遞和分析疫情信息,實現風險預警。

          第四,維護員工身體及心理健康,并分析不同業務和工作崗位性質,以采取相適應的復工方案。

    根據德勤最新的針對疫情的人力資源政策調查結果(點擊查看),82%的企業認為當下最重要的員工管理是提供“彈性工作”。我們建議企業根據自身情況制定靈活的休假制度及上班制度,利用技術手段建立特殊時期非面對面或者非現場工作方式。

    企業應立刻建立員工健康狀況監測制度,并做好員工個人健康信息保密。

    確保工作環境安全,嚴格按照國家和地區公共衛生管理在重大傳染性疾病期的衛生管理要求,對工作場所的衛生環境進行清潔和消毒處理。

    加強疫情安全教育,建立基于事實的員工自我防護指引,增強安全和防范風險的意識。

          第五,重視供應鏈風險應對計劃。

    跨國公司通常會預先安排多地 “冗余”的辦公設施、產能計劃,以及多個國家或地區的原材料采購渠道等,這樣就能很快承擔起在“疫區”的工作或者不會因為產能或原材料缺乏而停產。

    對于庫存管理,短期要關注消費受阻帶來的庫存消化周期延長、財務費用相應增加及其對于現金流的壓力。同時,對生產周期較長的行業,也必須對疫情緩解后的消費反彈提前做好準備,預防庫存不足的風險。

           第六,對于短期內無法恢復生產帶來的履約風險和客戶關系維護風險制定解決方案。

    疫情發生之后,應積極協同下游客戶,了解客戶端與市場的變化情況,確認復工情況,訂單交付,需求和市場變化等方面的影響。

    對于民商事合同的履行可能要多加考慮,也并非所有疫情期間的不履行均不承擔法律后果。

    企業應全面梳理和評估履行情況可能受影響的合同,及時通知對方以減輕可能給對方造成的損失;評估是否需要簽署新合同,同時保留相關證據,為可能的民事訴訟做好準備。

          第七,踐行社會責任,做好利益相關方的管理,把可持續發展戰略納入決策范疇。

    企業應服從政府統一規劃和安排。

    在特殊時期,恰當的企業信息披露可以提升企業在社會公眾中的形象。

    最重要的一點,企業應學會從環境、社會、經濟多角度踐行企業社會責任,穩定員工就業,與供應商、經銷商等其他外包方保持緊密聯系,評估疫情影響程度和時間,調整合作方案,并在股東或董事會層面,溝通擬采取的措施和評估的結果。

          第八,妥善安排員工數據、信息安全及隱私的管理計劃。

    企業應建立良好的員工主數據管理,對企業內部、外包、供應商、合作商等有往來的人員進行登記。

    企業應制定適時的信息安全應急響應計劃,確保疫情期間的信息系統安全和穩定運行,比如疫情期間合理安排遠程和現場的值守人員,建立7*24小時遠程/現場的值班制度,確保對機房、網絡、系統、應用程序運行狀況和資源使用情況進行實時監測。

    企業應做好個人隱私及臨床實驗數據保護,尤其需要對患者(客戶或員工)的隱私數據進行保護,嚴格控制此類數據的訪問、傳輸和使用。針對臨床和醫療實驗的數據應設立企業重要數據的保護級別,做好訪問控制。

           第九,企業需要考慮調整預算與執行方案、現金流計劃和國際貿易預警機制。

    根據德勤最新的調研數據,46%的企業計劃調低2020年的業績指標。同時,我們也提醒企業關注現金流,根據上下游供應商和客戶的節奏,以及員工工作計劃,安排好企業的現金調度,確保資金安全。

    密切關注國際進出口貿易局勢,如發生突然變化或主要產品產地出現災害都將對貿易產生影響,公司可能由此蒙受巨大損失。為防止這類事件的發生,企業因盡快設立“情景規劃”基礎上的緊急情況應對方案,比如利用期貨進行套期保值的方案以及國際貿易運輸、供應商的備選方案等等。

           第十,利用本次疫情緊急事件,升級企業的風險管理機制。

    在德勤一項針對全球企業家的“企業風險管理調查”報告顯示,76%風險管理工作者認為,如果重大突發事件明天發生,公司可以進行有效的應對,但僅有49%根據“重大突發事件的情境”制定了相關手冊并開展了預先測試,另有32%的企業開展了“重大突發事件模擬演練”或培訓。

    我們認為,大多數企業都會在某一時刻面臨突發風險事件,這是個時間問題,而非能否發生的問題。企業應建立或升級系統的風險管控工作機制,提前識別重大風險并建立風險應對方案。強化風險管控系統與在第一時間處理負面事件具有同等的重要性。


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